Metadatos

Para empezar haz clic en el menú principal Administrador y luego en Metadatos.

¿Qué son y para qué sirven?

Los Metadatos son las Clasificaciones que se realizan en el detalle de un Ticket. Estas pueden ser del Cliente o del Ticket. La finalidad de los Metadatos es poder nutrir a Postcenter con datos relevantes del Ticket o del Cliente, por ejemplo dirección, nº de teléfono, país, etc. y además para mejorar la atención que se brinda a través del Ticket.

Inicialmente verás la sección vacía y podrás cambiar la vista entre los metadatos de Clientes y Tickets haciendo clic en las pestañas o .

En la pestaña Clientes existe el botón con el cual puedes ver los Metadatos Fijos. Estos Metadatos no pueden ser eliminados, solo se pueden modificar. El botón de los metadatos fijos cambiará a con el que se podrá ocultar la vista de estos campos.

Crear metadato de cliente

Haz clic en el botón . Se desplegará un listado con los tipos de Metadatos que se pueden crear.

  • Texto: Esto creará un Metadato de texto de una línea. Recomendado para textos cortos.
  • Párrafo: Creará un Metadato de texto multilinea. Recomendado para textos más extensos.
  • Selección única: Creará un Metadato tipo menú de selección, al cual se le podrá crear opciones y solo una puede ser seleccionada.
  • Selección múltiple: Creará un Metadato tipo menú de selección, al cual se le podrá crear opciones y se podrá seleccionar más de una opción.
  • Sí/No: Creará un Metadato tipo "switch", simplemente para escoger Sí o No.
  • Fecha: Crerará un Metadato de tipo Fecha, con el cual se puede establecer una hora, día mes y año

Ejemplo Práctico

Como ejemplo crearemos un formulario de metadatos para clasificar un cliente, el cual contendrá todos los tipos de metadatos y que contenga los siguientes datos:

  1. Nombre del Cliente: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Texto". Esta acción creara de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Podrás modificar el "Nombre", el cual es el único campo obligatorio para este metadato, la "Marca de agua", que es el indicio de texto que se mostrará en el campo, y el Texto de ayuda, el cual creará un ícono de ayuda para el ejecutivo el que se mostrará al lado del nombre del metadato, y al pasar el puntero del mouse encima de este icono, mostrará el texto que acabamos de ecrbir. Si activas "Requerido para guardar", harás que este campo sea obligatorio de completar para luego poder guardar la clasificación en el detalle del ticket, y mostrará un asterisco * justo al lado del nombre. Si activas "Mostrar metadato", harás que el metadato quede visible y activo, ya que por defecto cada metadato se crea inicialmente inactivo e invisible en los detalles del ticket.

Debería quedar algo similar a lo de la siguiente imagen. Recuerda, para este metadato, solo el campo Nombre es obligatorio, los demás campos son opcionales.

Cada modificación que hagas en cada metadato, gatillará el guardado automático, por lo que no tendrás que preocuparte de presionar un "botón guardar".

Cierra el panel de edición haciendo clic en la equis o cruz que se ubica en la esquina superior derecha del panel.

  1. Dirección: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Texto". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Este campo es exactamente igual al anterior, solo cambia el contenido, y otra diferencia es que aquí no he ingresado un texto de ayuda ni tampoco he activado "Requerido para guardar". Debería quedar similar a la siguiente imagen.

  2. Comuna: Primero recuerda haber cerrado el panel de edición del metadato anterior y luego haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Selección única". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. A diferencia de los metadatos anteriores, que eran practicamente iguales, este viene con una sección de Opciones, en la que por defecto vienen 2, pero puedes añadir más haciendo clic en el botón . Para este ejemplo, añade 3 opciones más para quedar con 5, y ponle nombres de comunas. Recuerda que cada modificación que hagas, el metadato se guardará de inmediato, y podrás ver los cambios en tiempo real en la vista previa, como se muestra en la siguiente imagen animada.

  3. Teléfono: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Texto". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Como ya conocemos este tipo de metadato no hace falta una explicación, por lo que solo falta llenar los campos necesarios y listo.

  4. Email: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Texto". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Este metadato tambien es del mismo tipo que el metadato anterior, por lo que no hace falta una explicación. Debrías tener algo como esto:

  5. Fecha de nacimiento: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Fecha". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. El metadato de tipo Fecha, aunque es igual en campos de edición al metadato de tipo Texto, en el formulario final y vista previa, se mostrará un selector de fecha, como se ve en la imagen animada:

    Recuerda que los elementos de la Vista Previa de los metadatos, es solo una vista previa o previsualización del formulario, y no afectará en nada el hecho de completar los campos en esta vista.

  6. ¿Es cliente nuevo?: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Sí/No". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Este metadato es condicional de Sí o No, por lo tanto sus campos de edición son solamente 2.

  7. Interesado en los siguientes productos: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Selección múltiple". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Este tipo de metadato tiene exactamente las mismas opciones de edición que el de "Selección única", pero varía en su funcionamiento ya que se puede hacer multiselección de sus opciones. Para este ejemplo añadiré 3 opciones más al metadato para quedar con 5, y se debería ver similar a la siguiente imagen animada:

  8. Comentarios para este cliente: Haz clic en "Añadir metadato" y selecciona "Párrafo". Esta acción creará de inmediato el campo y abrirá su panel de edición al lado derecho de la pantalla. Las opciones de edición de este metadato son identicas al metadato tipo "Texto" pero su funcionamiento es diferente ya que permite ingresar un texto más extenso que puede servir para comentar de forma interna al cliente o realizar una descripción, por tanto el campo que se muestra en la vista previa es un poco más grande.

Finalmente el formulario se verá de la siguiente forma:

Y en el detalle del ticket, en la primera pestaña con el ícono Datos de perfil de esta forma:

Modificando metadatos de clientes

Vemos que algunos de los campos están repetidos, así que los compararemos con los metadatos de los campos fijos y deshabilitaremos o eliminaremos los que hagan falta. Para esto, solo haz clic en el icono para deshabilitarlo, Si lo deshabilitaste vuelve a hacer clic en el ícono para volverlo a habilitar.

o en el ícono para eliminarlo. El metadato quedará almacenado en la papelera, por lo que puedes hacer clic en la papelera y restaurar cualquier metadato que hayas eliminado haciendo clic en su nombre.

Puedes reordenar los elementos del formulario simplemente arrastrando:

Tambien puedes reordenar las opciones de los selectores simples o múltiples, tambien arrastrándolos:

Metadatos de Tickets

Para los metadatos de la pestaña Tickets, es casi lo mismo que para Clientes, tendrás los mismos tipos de Metadatos, se crearán de la misma forma, solo que aquí no hay Campos fijos.

Los Metadatos para el Ticket, sirven para llevar un registro de este, mejorar la atención y tener mayor control. Como ejemplo, puedes crear un formulario de Metadatos que contenga lo siguiente:

  • Estado del ticket (Selección única)
    • Resuelto
    • En espera
    • Pospuesto
  • Región (Selección única)
    • Chile-Perú-Bolivia-Ecuador
    • Argentina-Uruguay-Paraguay
    • Brasil
    • Colombia-Venezuela
    • Centroamérica
    • USA
    • Europa-Asia
  • Última interacción en: (fecha)
  • Comentarios del ticket (Párrafo)

Debería quedar mas o menos así (puedes añadir tus propios datos si lo prefieres)

Otra diferencia que encontrarás al crear un metadato de ticket, es la opción Requerido para cerrar el ticket. Si activas esta opción para uno de los metadatos del ticket, entonces el ticket no se podrá cerrar si es que no se completa.

y en el detalle del ticket se verá así:

Recuerda presionar el botón cada vez que modifiques las clasificaciones del ticket o del cliente.

Metadatos Anidados

Los Metadatos Anidados son campos que estan en un sub-nivel, es decir, un campo dentro de otro, y se mostrará si se selecciona su metadato padre o de nivel superior. Esto es util para hacer formularios progresivos, o que se muestren los campos a completar solo si se completó el campo anterior. Puedes anidar un campo existente o crear uno nuevo y anidarlo.

Estos metadatos solo se pueden anidar dentro de metadatos de tipo Selección única. Si se anida un metadato de tipo Selección única a otro de Selección única, entonces podrás anidar un metadato dentro de otro que ya está anidado.

Ejemplo de metadato anidado de 1 nivel

Estando en la sección de Metadatos > pestaña Clientes, edita uno de los elementos de tipo Selección única del formulario en la vista previa, haciendo clic en el ícono . Luego en el panel de edición, haz clic en el ícono de la primera opción. Se abrirá un menú donde podrás añadir un metadato nuevo o uno que ya hayas creado. Para este ejemplo seleccionaremos uno ya creado, el cual será Dirección. El resultado de esto será, si se selecciona la opción Providencia, recién entonces se mostrará el campo Dirección en el formulario. Mientras no se seleccione la opción, el campo Dirección no se mostrará.

No puedes anidar un metadato que ya esté anidado a otro metadato.

Puedes ver el metadato que haz anidado haciendo clic en el icono o puedes des-anidar el metadato haciendo clic en el icono , lo que volverá el metadato anidado a su estado inicial nuevamente visible en el formulario en primer nivel.

Ejemplo de metadato anidado de varios sub niveles

Para este ejemplo, haz lo mismo que en el ejemplo anterior de 1 nivel, pero aquí anidaremos metadatos nuevos. Crearemos un total de 6 metadatos, donde los 5 primeros serán de tipo Selección única, y el último será de tipo Texto para llegar al tope de profundidad. Sería algo mas o menos así:

  • Metadato principal (tipo s. única)
    • Opción 1
      • Metadato anidado A (tipo s. única)
        • Opción 1
          • Metadato anidado B (tipo s. única)
            • Opción 1
              • Metadato anidado C (tipo s. única)
                • Opción 1
                  • Metadato anidado D (tipo s. única)
                    • Opción 1
                      • Metadato anidado E (tipo texto)
                    • Opción 2
                    • Opción 3
                • Opción 2
                • Opción 3
            • Opción 2
            • Opción 3
        • Opción 2
        • Opción 3
    • Opción 2
    • Opción 3

Mira el siguiente video dónde se muestra la creación de estos metadatos anidados:

Recuerda activar la opción Mostrar metadato cada vez que añadas uno nuevo, de otra forma el metadato permanecerá oculto o desactivado y no será visible en el formulario del detalle del ticket.

Ahora crea un nuevo set de metadatos anidados más práctico, el cual contendrá Marca de smartphone, Modelo, Versión de sistema operativo y Fecha de entrega. Intenta que quede mas o menos así:

Vista de Anidaciones

En esta vista, también conocida como vista de árbol, podrás ver y modificar todos los metadatos anidados que tengas. Para acceder haz clic en el botón . Para volver haz clic en el botón , ubicado en la misma posición que el otro botón. Mira este corto video dónde se aprecia mejor el funcionamiento.

Recuerda que si necesitas más ayuda, contáctate por el chat de soporte haciendo clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha de tu pantalla, uno de nuestro ejecutivos de atención te atenderá de inmediato, o envíanos un email a soporte@postcenter.io

Configurando metadatos para integraciones

Esta información requiere conocimientos técnicos sobre Webservices. Para revisar nuestra documentación orientada al levantamiento de servicios, ir a la sección Desarrolladores.

En el caso de tener integraciones activas en Postcenter, al editar un metadato veremos el botón Editar Integraciones al final:

Esto nos permite que cuando consultemos la información de tipificación de un ticket o de un cliente, podamos asignar códigos que nuestro sistema reconozca. Para ello, a cada campo se le define una Llave de integración, el cual será el nombre con el cual aparecerá en nuestro JSON.

En este ejemplo nombraremos nuestra llave de integración como PROBLEMA_O_TEMA, como se ve en la imagen:

Con esto, si solicitamos los metadatos de un ticket, via webservices veremos en nuestra respuesta:

{"PROBLEMA_O_TEMA": "Algun valor llenado por el usuario"}

En el caso que este campo sea de tipo lista, deberemos definir un código para cada una de las opciones disponibles en nuestra lista, como se ve en el ejemplo:

En este caso, si codificamos todas estas opciones, y nuestro agente selecciona la opción App Store para el campo Problema o Tema, en nuestro web service recibiremos los códigos definidos para cada opción:

{"PROBLEMA_O_TEMA": "0003"}

Adicionalmete tenemos dos opciones a la vista, la primera es: Activar integración. En caso de estar apagada, ya no veremos dicho campo en la respuesta del webservice. El agente aún vera la información para ser llenada en el ticket, pero no será enviada a sistemas internos pues no aparecerá en la respuesta en JSON.

En segundo lugar está la opción Solo editable por integraciones, si esto esta activo, este campo será invisible de cara al agente si no tiene valores:

En caso de tener, el agente podrá ver dicho campo pero no editarlo:

Estos son datos que no deben ser modificados, por ejemplo un código de reclamo o algo que nuestro sistema asigne y deba ser de solo lectura para el agente. Así mismo, se esconden para no saturar la vista del agente cuando no tengan datos y tengamos muchos de estos campos opcionales que otros sistemas estarán asignando.

Para solicitar que se habilite la posibilidad de integraciones en esta sección, debes indicar a nuestro equipo de soporte activar la Integración de Metadatos para tu empresa. Para esto puedes contáctate por el chat de soporte haciendo clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha de tu pantalla, uno de nuestro ejecutivos de atención te atenderá de inmediato, o envíanos un email a soporte@postcenter.io